Если форму (заявление на возврат) правильно заполните, то её достаточно в абсолютном большинстве случаев. В ней есть вся необходимая для возврата информация.
Иногда копию банковской гарантии тоже прикрепляем.

Ровно противоположный опыт. Да, бывает, приходится звонить, не без затыков иногда, но не потому, что по email не получили или проигнорировали. Да и процент таких случаев мал.

Так у обычных заявителей хотя бы есть шанс.
А что бывает иначе - уже проходили, как минимум, дважды: запись в immigration (слава богу, отказались от этой порочной системы) и слоты на шенген (тр... до сих пор).