Я писала в теме письма Prior visa appointment - 3 persons (family) и в тексте ФИО всех, номера и expiration dates паспортов и пермитов. Писала в 9 утра первого дня открытого для записи.

Мой сертификат тоже был выпущен 05/09, а 16/09 дама из district office, которой пошлину я оплачивала, позвонила моим юристам (хотя мой телефон был) и сказала, что можно забирать.
В Вашем случае может быть имеет смысл с чеком об оплате пошлины сьездить и спросить.