Это вполне нормальная практика — у сотрудников часто есть небольшие «шпаргалки», которые помогают им ускорять работу. Совершенно неочевидно, почему они должны делиться своими личными пометками. Законы формулируются в более общем виде, потому что на этапе их принятия невозможно предусмотреть все детали, особенно незначительные изменения в документах в будущем. А списки на столах сотрудников обычно более детализированы и, скорее всего, составлены ими самими. Пример: документ, подтверждающий адрес проживания — у кого-то это свидетельство о собственности, у кого-то договор аренды и т.д.