Обычно в таком письме-отбивке написано, что именно в этот период (середина марта, там конкретные даты, наверное) нужно отправлять письмо-заявку на получение аппойнтмента.
И там есть приписка, что письма, отправленные в другие даты, останутся без ответа.

В нашем случае, была неделя 15.07 по 20.07 и распределяли октябрь -декабрь. Так вот я отправила письмо в 12.00 15.07 и меня записали на 9 декабря :)