а Вы когда-нибудь заполняли IR7? там всегда нужен был налоговый номер сотрудника. да, раньше она раз в год заполнялась, а теперь будет каждый месяц, возможно поэтому такая спешка у работодателя автора вопроса.

а что Вы в этом столбце тогда писали? и как налоговая сопоставит оплаченный за сотрудника налог и то, что он в своей декларации указывает?

у Deloitte было:

Submission of monthly tax withholding statements (PAYE) through the 'Tax For All' platform.
 
·    We have been informed by the Tax Department that they intend to require employers, by 2025, to electronically submit monthly tax withholding and contributions statements through the new computerized system called "Tax For All" (TFA). Previously, PAYE was only paid through the submission of self-assessment via the Tax Portal.
·    To facilitate the payment of PAYE and GHS contributions, a monthly declaration needs to be submitted, containing specific details of each individual for whom tax is paid, such as TIN number, gross earnings, PAYE, GHS, etc.
·    The monthly declaration can be completed either by online data entry or by uploading an XML file.
·    Once the declaration is submitted, the monthly liabilities will be automatically generated based on the information provided, and the employer can proceed to pay the resulting liabilities via TFA, either immediately or at a later time.

ну странно конечно удерживать и платить за сотрудника налоги без его налогового номера. если система так пропускала и поле было не обязательным, то ок 🤔