у меня был знакомый с такой ситуацией. ему в РФ сказали что в законодательстве не предусмотрена процедура "повторной регистрации гражданского состояния" или как-то так оно на формальном языке, поэтому ему надо обращаться по месту выдачи его свидетельства о рождении (в его случае молдавская ССР, сегодня это территория приднестровья, так что там у него свои радости). так что похоже что сотрудник всё правильно сказал