Сохраняйте переписку с работодателем по поводу этих возмещений.
Поскольку это не доход, то и налогами они не облагаются.

Кому доказать?

Маловероятно, что они возникнут.
Здесь по дефолту налоговики доверяют поданным декларациям налогоплательщика.
Если только что-то вопиющее не обнаружится. Случайно.

А письма как раз на тот самый случай.

Нормально это звучит. Есть доки на расходы, есть согласие на компенсацию.
Не станут доначислять лишнего, если нет умышленного ухода от налогов.

А без документов как расходы компенсировали? Со слов?

Инвойсы на реимбёрсмент?

Просто в моей голове нет такого, что компенсация расходов может проводиться без каких-либо документов.)

Т.е. если бы я задавала такой вопрос, то тоже бы эти моменты опустила, как само собой разумеющиеся.)

Expenses.

Инвойс обязательно? Клейм форму как для работников можно же заполнить.

По покупкам не в евро рыночный курс валют. Переводы недорогие.

Для граждан ЕС подходит