Фино-шведы заставляют всех на подачу приезжать. Так что ездили с детьми. Забирать может кто-то один, но если забираешь паспорт жены, то нужно чтобы она письмо написала, что согласна.
Но может у немцев как-то по-другому. Лучше им позвонить и спросить. Или на сайте информацию посмотреть.

На шенген за 3 месяца до даты поездки.
Правда недавно была новость, что этот срок увеличили до 6 месяцев, но не знаю вступило это в силу или нет ещё.